Solutions d'installations intelligentes
Protection des données – Avis de confidentialité
Qui sommes-nous et à quoi sert ce document ?
Intelligent Facility Solutions, numéro d'enregistrement d'entreprise 830168 et Global Dryers and Accessories, numéro d'enregistrement d'entreprise 08313901 enregistré au Royaume-Uni (désignées par « la Société », « nous », « notre » ou « notre » dans le présent avis de confidentialité) . Nous nous engageons à protéger la confidentialité et la sécurité de vos informations personnelles.
« Informations personnelles » ou « données personnelles » désigne toute information à partir de laquelle un individu peut être identifié, soit seule, soit en la combinant avec d'autres informations dont dispose la Société.
L'avis de confidentialité décrit la manière dont nous collectons et utilisons les informations personnelles vous concernant, conformément aux lois sur la protection des données.
Elle s'applique à tous les clients, clients, fournisseurs, actionnaires, utilisateurs du site Web ou à toute autre personne qui n'est ni employée par la Société ni postulant à un poste chez nous.
Nous pouvons mettre à jour cet avis à tout moment.
La Société est responsable du traitement de toutes les données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela implique que nous sommes responsables de décider de la manière dont nous détenons et utilisons ces informations et que nous sommes tenus, en vertu de la loi sur la protection des données, de vous informer des informations contenues dans cet avis de confidentialité.
Nous avons nommé un gestionnaire de données chargé de traiter tout problème lié à cet avis, qui peut être contacté par e-mail à l'adresse : data@ihdryers.co.uk.
Le représentant de la Société dans l'Union européenne pour les questions de protection des données est le gestionnaire des données qui peut être contacté par e-mail à l'adresse : data@ihdryers.co.uk.
Il est important que vous lisiez cet avis ainsi que tout autre avis de confidentialité que nous pouvons fournir à des occasions spécifiques lorsque nous collectons ou traitons des informations personnelles vous concernant, afin que vous sachiez comment et pourquoi nous utilisons ces informations.
Principes de protection des données
Nous respecterons la loi sur la protection des données. Cela signifie que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet doivent être :
- Utilisé légalement, équitablement et de manière transparente.
- Collectés uniquement à des fins valables que nous vous avons clairement expliquées et non utilisés d'une manière incompatible avec ces fins.
- Pertinent par rapport à la finalité dont nous vous avons parlé et limité uniquement à ces finalités.
- Précis et tenu à jour.
- Conservé uniquement le temps nécessaire aux fins dont nous vous avons parlé.
- Conservé en toute sécurité.
Quelles informations personnelles détenons-nous à votre sujet ?
Nous collecterons, stockerons et utiliserons les catégories suivantes d’informations personnelles vous concernant :
- Noms et titres
- Adresses, y compris les adresses physiques, enregistrées, de facturation et de livraison.
- Coordonnées telles que numéros de téléphone, numéros de portable et adresses e-mail.
- Détails d'enregistrement tels que le numéro d'enregistrement de l'entreprise
- Informations sur le statut fiscal, y compris la TVA de l'entreprise et l'EORI ?
- Détails du compte bancaire, y compris le code de tri, le numéro de compte et le nom du compte de nos fournisseurs
- Informations concernant votre situation financière et la solvabilité des clients qui souhaitent ouvrir des comptes chez nous et de ceux qui paient par financement mensuel.
- Informations extraites via Google Analytics
- Informations sur votre utilisation de notre site Web
Données sensibles
Nous ne prévoyons pas avoir besoin de collecter, stocker ou utiliser des informations personnelles de « catégorie spéciale » (plus sensibles), ce qui implique des informations sur votre
- Origine raciale ou ethnique
- Santé
Si cela change, nous vous en informerons et, lorsque la loi l'exige, obtiendrons votre consentement clair avant de le faire.
Comment collectons-nous vos informations personnelles ?
Nous collectons des informations personnelles sur les clients, les fournisseurs, les utilisateurs du site Web et autres, soit directement auprès des individus eux-mêmes, soit parfois auprès d'un tiers tel qu'une agence d'évaluation du crédit.
Nous collecterons des informations personnelles supplémentaires dans le cadre de nos activités liées aux services tout au long de notre relation avec vous.
Comment allons-nous utiliser les informations personnelles ?
Nous avons besoin de toutes les catégories d'informations énumérées ci-dessus (sous « Quelles informations personnelles détenons-nous à votre sujet ? ») principalement pour pouvoir :
- Exécuter notre contrat avec vous ; et
- Respecter nos obligations légales
Nous utiliserons vos informations personnelles pour poursuivre nos propres intérêts légitimes ou ceux de tiers, à condition que votre propre intérêt et vos droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts. Les situations dans lesquelles nous traiterons vos informations personnelles comprennent :
- Déterminer les conditions dans lesquelles notre relation peut évoluer vers un contrat formel
- Administrer notre contrat avec vous
- Vous fournir un devis, une proposition ou une estimation de notre offre de services
- Vous identifier ainsi que votre compte chez nous
- Vous facturer et répartir les paiements
- Vous payer ou recevoir un paiement de votre part
- Gérer et planifier nos activités, y compris la comptabilité et l'audit
- Vous contacter concernant des affaires passées, actuelles ou futures
- Effectuer des examens des performances (niveau de service), gérer les performances et déterminer les exigences de performance
- Utilisation de Google Analytics pour la mesure, la collecte, l'analyse et la création de rapports sur les données des pages Web à des fins de compréhension et d'optimisation de l'utilisation des pages Web.
- Établir votre solvabilité et accorder un crédit responsable le cas échéant
- Interagir avec les douanes, le contrôle des frontières ou d'autres agences gouvernementales dans le cadre de notre relation de travail avec vous
- Établir, poursuivre ou défendre des réclamations juridiques
- Se conformer aux lois et réglementations, y compris les lois douanières et les obligations en matière de santé et de sécurité
- Prévenir la fraude
- Surveiller votre utilisation de nos systèmes d’information et de communication pour garantir le respect de nos conditions d’utilisation et politiques informatiques
- Protéger la sécurité du réseau et des informations, notamment en empêchant tout accès non autorisé à nos systèmes informatiques et de communications électroniques, et en empêchant la distribution de logiciels malveillants
- Réaliser des études d'analyse de données pour examiner et mieux comprendre nos niveaux de service et la livraison de nos produits
Certains des motifs de traitement ci-dessus se chevaucheront et certains traitements de vos informations personnelles peuvent être fondés sur plusieurs motifs.
Refus de fournir des informations personnelles
Si vous refusez de fournir certaines informations personnelles lorsque cela vous est demandé, nous pourrions ne pas être en mesure de respecter nos obligations légales ou d'exécuter le contrat que nous avons avec vous ou que nous essayons de conclure avec vous (par exemple pour vous fournir nos produits et services). Nous vous informerons à ce moment-là si tel est le cas.
Changement d'objectif
Nous n'utiliserons vos informations personnelles qu'aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, à moins que nous considérions raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec la finalité initiale. Si nous devons utiliser vos informations personnelles à des fins différentes, nous vous en informerons et vous expliquerons la base juridique qui nous permet de le faire.
Veuillez noter que nous pouvons traiter vos informations personnelles à votre insu ou sans votre consentement, lorsque cela est requis ou autorisé par la loi.
Comment nous utilisons les informations personnelles sensibles
Nous pouvons traiter des catégories particulières d’informations personnelles dans les circonstances suivantes :
- Dans des circonstances limitées avec votre consentement explicite.
- Lorsque nous devons remplir nos obligations légales et conformément à notre politique de protection des données.
- Lorsque cela est nécessaire dans l’intérêt public
- Si le traitement concerne des données personnelles que vous avez rendues publiques
Consentement nécessaire ?
Dans des circonstances limitées, nous pouvons vous demander votre consentement écrit afin de nous permettre de traiter certaines données sensibles particulières. Si nous le faisons, nous vous fournirons tous les détails des informations que nous souhaitons et la raison pour laquelle nous en avons besoin, afin que vous puissiez examiner attentivement si vous souhaitez consentir. Nous n'avons pas besoin de votre consentement si nous utilisons des catégories spéciales de vos informations personnelles conformément à notre politique écrite pour remplir nos obligations légales ou exercer des droits spécifiques conformément à la loi.
Prise de décision automatisée
La prise de décision automatisée a lieu lorsqu'un système électronique utilise des informations personnelles pour prendre une décision sans intervention humaine. Nous sommes autorisés à utiliser la prise de décision automatisée en utilisant vos informations personnelles si :
- la prise de décision automatisée est nécessaire à l'exécution de notre contrat avec vous et des mesures appropriées sont en place pour protéger vos droits ; ou
- dans des circonstances limitées, avec votre consentement écrit explicite et lorsque des mesures appropriées sont en place pour protéger vos droits.
Nous prendrons une décision automatisée à votre sujet sur la base de toute information personnelle particulièrement sensible si :
- nous avons votre consentement écrit explicite ou
- le traitement est justifié par l'intérêt public, et
- nous avons également mis en place des mesures appropriées pour sauvegarder vos droits.
Partager vos informations
Nous pouvons être amenés à partager vos informations personnelles avec des tiers, notamment des autorités gouvernementales ou réglementaires, des fournisseurs de services tiers et des partenaires d'Intelligent Facility Solutions, afin que nous ou nos partenaires puissions vous fournir nos produits et services.
Lorsque nous partageons vos informations avec des tiers, ceux-ci seront tenus par des obligations contractuelles contraignantes de respecter la sécurité de vos données et de les traiter conformément à la loi.
Nous pouvons transférer vos informations personnelles en dehors du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen (EEE), mais si nous le faisons, tout transfert sera soumis aux mesures juridiques nécessaires pour protéger ces informations.
Pourquoi pourrions-nous partager vos informations personnelles avec des tiers ?
Nous partagerons vos informations personnelles avec des tiers :
- lorsque la loi l'exige,
- lorsqu'il est nécessaire d'administrer la relation de travail avec vous, ou
- lorsque nous avons un autre intérêt légitime à le faire.
Tous nos prestataires de services tiers et partenaires sont tenus de prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos informations personnelles conformément à nos politiques. Nous n'autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins. Ils sont uniquement autorisés à traiter vos informations personnelles à des fins spécifiées et conformément à nos instructions.
Sécurité des données
Nous avons mis en place :
- Mesures de sécurité appropriées pour empêcher que vos informations personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. Les détails de ces mesures sont disponibles sur demande.
- Des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données et vous informerons, ainsi que tout régulateur applicable, d'une violation présumée lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.
Nous limitons également l'accès à vos informations personnelles à ceux de nos employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont un besoin professionnel de les connaître, et sur la base que
- ils traiteront vos informations personnelles uniquement selon nos instructions ; et
- ils sont soumis à une obligation de confidentialité exécutoire
Nous garantissons la sécurité de toutes les informations personnelles que nous détenons en utilisant des technologies de stockage de données sécurisées et des procédures précises dans la manière dont nous stockons, accédons et gérons ces informations. Nos méthodes répondent aux exigences de conformité RGPD.
Transferts transfrontaliers de données
Les lois sur la protection des données restreignent les transferts d'informations personnelles vers d'autres pays, sauf si certaines conditions sont remplies. Cependant, nous ne transférerons vos informations que pour assurer notre contact et notre relation de travail avec vous. Dans ce cas, vos données seront transférées au-delà de la frontière pour exécuter votre commande et garantir que vos marchandises vous sont livrées avec précision.
Combien de temps conserverons-nous vos informations ?
Nous ne conserverons vos informations personnelles que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris afin de satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de reporting. Pour déterminer la période de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée de vos données personnelles, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et si nous pouvons atteindre ces objectifs par d’autres moyens et en respectant les exigences légales applicables.
Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos informations personnelles afin qu'elles ne puissent plus être associées à vous, auquel cas nous pouvons utiliser ces informations sans autre préavis. Une fois que vous n’aurez plus aucune relation avec la société, nous conserverons et détruirons en toute sécurité vos informations personnelles conformément aux lois et réglementations applicables.
Mise à jour de vos informations
Il est important que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous informer si vos informations personnelles changent au cours de votre relation de travail avec nous.
Vos droits en lien avec les informations personnelles
Dans certaines circonstances, la loi vous donne le droit de :
- Demander l'accès à vos informations personnelles (communément appelée « demande d'accès à la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons licitement.
- Demander la rectification des informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet.
- Demander l'effacement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de supprimer des informations personnelles lorsqu'il n'y a aucune bonne raison pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de supprimer vos informations personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d'opposition au traitement (voir ci-dessous).
- Vous opposer au traitement de vos informations personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime et qu'il y a quelque chose dans votre situation particulière qui vous incite à vous opposer au traitement pour ce motif. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos informations personnelles à des fins de marketing direct.
- Demander la limitation du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement des informations personnelles vous concernant si, par exemple, vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.
- Demander le transfert ou la portabilité de vos informations personnelles à un tiers.
Si vous souhaitez examiner, vérifier, corriger ou demander l'effacement de vos informations personnelles, vous opposer au traitement de vos données personnelles ou demander que nous transférions une copie de vos informations personnelles à un tiers, veuillez contacter notre responsable des données à data@ihdryers. .co.uk
Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l’un des autres droits). Toutefois, si votre demande d'accès est manifestement infondée ou excessive, nous pouvons facturer des frais raisonnables ou refuser de donner suite à la demande.
Ce dont nous pourrions avoir besoin de vous
Nous pouvons avoir besoin de vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et garantir votre droit d'accéder aux informations (ou d'exercer l'un de vos autres droits). Il s'agit d'une autre mesure de sécurité appropriée pour garantir que les informations personnelles ne soient divulguées à aucune personne qui n'a pas le droit de les recevoir.
Cookies Internet
Nous utilisons des cookies sur notre site Web pour vous offrir une meilleure expérience utilisateur. Nous faisons cela en plaçant un petit fichier texte sur le disque dur de votre appareil/ordinateur pour suivre la façon dont vous utilisez le site Web, pour enregistrer ou enregistrer si vous avez vu des messages particuliers que nous affichons, pour vous garder connecté au site Web le cas échéant, pour afficher des publicités ou du contenu pertinents, vous ont renvoyé vers un site Web tiers
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Liens de notre site
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Messages marketing par e-mail et abonnement
Conformément au RGPD, nous utiliserons la base légale du consentement pour toute personne s'abonnant à notre newsletter ou à notre liste de diffusion marketing. Nous ne collecterons que certaines données vous concernant, comme détaillé dans la section « Traitement de vos données personnelles » ci-dessus. Tous les messages de marketing par courrier électronique que nous envoyons le sont via un fournisseur de services de marketing par courrier électronique EMS. Un EMS est un fournisseur de services tiers de logiciels/applications qui permet aux spécialistes du marketing d'envoyer des campagnes de marketing par e-mail à une liste d'utilisateurs.
Les messages de marketing par e-mail que nous envoyons peuvent contenir des balises de suivi/des liens cliquables suivis ou des technologies de serveur similaires afin de suivre l'activité des abonnés dans les messages de marketing par e-mail. Lorsqu'ils sont utilisés, ces messages marketing peuvent enregistrer une gamme de données telles que : heures, dates, adresses IP, ouvertures, clics, transferts, données géographiques et démographiques. Ces données, dans leurs limites, montreront l'activité réalisée par chaque abonné pour cette campagne par e-mail.
Tous les messages marketing par e-mail que nous envoyons seront conformes au RGPD et au PECR. Nous vous fournirons une méthode simple pour retirer votre consentement (désinscription) ou gérer vos préférences/les informations que nous détenons sur vous à tout moment. Les instructions sur la façon de vous désabonner ou de gérer vos préférences seront disponibles sur tout message marketing.
Notre fournisseur EMS est : Visuel doux. Nous détenons les informations suivantes vous concernant dans notre système EMS ;
Adresse e-mail
Nom
Heure et date d'abonnement
Droit de retirer son consentement
Dans les circonstances limitées où nous nous sommes appuyés sur votre consentement pour la collecte, le traitement et le transfert de vos informations personnelles dans un but spécifique, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Pour retirer votre consentement, veuillez contacter notre responsable des données à data@ihdryers.co.uk . Une fois que nous avons reçu une notification indiquant que vous avez retiré votre consentement, nous ne traiterons plus vos informations aux fins que vous aviez initialement acceptées, à moins que nous n'ayons une autre base légale légitime pour le faire.
Questions et plaintes
Si vous avez des questions ou une plainte concernant cet avis ou la manière dont nous traitons vos informations personnelles, ou toute demande d'exercice de vos droits concernant vos données, veuillez contacter notre responsable des données à data@ihdryers.co.uk .
Vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité de contrôle britannique pour les questions de protection des données. Les détails sur la façon de déposer une plainte sont disponibles sur le site Web de l'ICO à l'adresse https://ico.org.uk/.
Modifications de cet avis de confidentialité
Nous nous réservons le droit de mettre à jour cet avis de confidentialité à tout moment. Toutes les modifications que nous pourrions apporter à cet avis à l'avenir seront publiées sur cette page. Nous vous recommandons de consulter cette page de temps en temps pour prendre connaissance de toutes les modifications que nous apportons, car elles vous engagent si vous nous fournissez des informations. après qu'un tel changement ait été effectué. Nous pouvons également vous informer par d'autres moyens de temps à autre du traitement de vos informations personnelles.
